議員提案-一般提案
- 議案屆次別
- 第1屆 第3次 定期會
- 類別
- 民政
- 案號
- 8
- 提案性質
- 議員提案-一般提案
- 來文日期
- 來文字號
- 提案單位/人
- 林燕祝
- 連署人
- 黃麗招、林美燕、盧崑福、杜素吟、曾培雅
- 案由
- 建請市府依據檔案法規定編列年度計畫及預算，設置或指定專責單位或人員管理檔案，並儘速協助各局處辦理舊檔案電子掃描建檔及逾保存年限檔案銷燬事宜。
- 說明
一、縣市合併後各局處檔案堆積如山，但因人力不足，無法負荷檔案處理。
二、建請依檔案法規定設置或指定專責單位或人員管理檔案，並編列年度計畫及預算。
三、另建請儘速協助各局處辦理舊檔案電子掃描建檔，並清理逾保存年限檔案銷燬。
- 辦法
- 如案由。
- 提案附件
- 一讀日期
- 一讀審議結果
- 委員會審查日期
- 審查意見
- 照案通過。
- 審查結果附件
- 大會決議日期
- 2012/06/06
- 大會決議
- 照審查意見通過。
- 大會決議附件
- 發文日期
- 2012/06/13
- 發文字號
- 南議民政字第 1010010562號
- 執行情形
- 依據臺南市政府中華民國101年6月21日府秘文字第1010498022號函復： 一、縣市合併後本府秘書處（文書科）依檔案相關法令管理9個府內單位及1個臨時任務編組(災害防救辦公室)所產生檔案，現正積極籌編成立專責單位檔案科；至府內各局皆為獨立機關，依檔案法第四條規定：「各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度預算」，爰本府於縣市合併之初即函請所屬一級機關列入優先辦理事項(100年1月8日府秘文字第(1000038824號函)，合先敘明。 二、另，為輔導各所屬一、二級機關確實依文書及檔案相關規定辦理檔案管理作業，本府自縣市合併以來共辦理6場次40小時研習會，並至所屬一、二級機關實地輔導，研習內容及實地輔導項目包含檔案點收、立案編目、目錄彙送及銷毀等作業。 三、為瞭解所屬機關檔案管理狀況，本府定期調查各機關檔案編目及掃描作業情形，並依調查結果擇定機關加強輔導。 四、就檔案電子掃描一節，縣市合併後由本府秘書處所管有之檔案，已全面影像掃描電子化。至舊檔案，前臺南縣政府於民國90年耗費數百萬元建置影像掃描軟硬體，自91年起檔案全面影像掃描。本府當利用教育訓練機會向各機關宣導將檔案掃描成電子檔案，以便捷應用與管理。 五、至逾保存年限之檔案，自縣市合併後各機關仍依檔案法相關規定，陸續將銷毀目錄造冊函送本府初審再層轉檔管局審核，目前已核定84件銷毀案。
- 回覆附件